Belegsystem Anleitung zur Eintragung von Personaldaten für Mitarbeiter*in(nen)

Personaldaten von Mitarbeitenden an der ASH werden in zwei Datenbanken gespeichert: im LDAP und im elektronischen Belegsystem.

Im LDAP werden die Benutzerkonten u.a. mit Login-Daten und die Zugriffsrechte auf das Rechnernetz und die Laufwerke verwaltet, im elektronischen Belegsystem u.a. die Zugehörigkeiten zu Einrichtungen der ASH und die Rollen der Mitarbeitenden mit den jeweiligen Zugriffsrechten im Belegsystem.

Die Daten beider Datenbanken müssen abgestimmt (synchronisiert) sein, d.h. die Personendaten im Belegsystem müssen einen entsprechenden Eintrag im LDAP haben, damit die Anmeldung und der Zugriff auf benötigte Laufwerke gewährt wird. Daher werden Neueintragungen und Änderungen an Personaldaten jede Nacht aus dem Belegsystem ins LDAP übertragen. Am nächsten Tag steht dann das Benutzerkonto zur Verfügung.

Aus den genannten Gründen empfiehlt es sich, möglichst frühzeitig Personaldaten für (neue) Mitarbeitende einzutragen, damit die dazugehörigen Zugriffsrechte auf die IT-Dienste (Laufwerke etc.) rechtzeitig zur Arbeitsaufnahme zur Verfügung stehen.

Wichtig: Zwingend notwendig zur Erstellung eines Benutzerkontos müssen folgende Angaben eingetragen werden: Name, Personalstatus, Geburtsdatum, Zuordnung zu Einrichtung, E-Mailadresse, vollständige Postanschrift (Straße, PLZ, Ort), Anfang (und ggf. Ende des Arbeitsvertrages).

(Die E-Mailadresse muss keine ASH-E-Mail-Adresse sein, es kann auch eine private E-Mail-Adresse sein.)

Im folgenden wird beschrieben, wie die Eintragungen vorzunehmen sind. Es wird unterschieden zwischen

• Eintragungen für neue Mitarbeitende und
• Datenänderungen für Mitarbeitende, die bereits Hochschulangehörige sind.

Bei Fragen kontaktieren Sie bitte das Computerzentrum
E-Mail: itservice@ash-berlin.eu
Tel.: 030 99 245 215
persönlich: Mo bis Do von 10:00 Uhr bis 15:00 Uhr in Raum 222

Wichtig: Zwingend notwendig zur Erstellung eines Benutzerkontos müssen folgende Angaben eingetragen werden: Name, Personalstatus, Geburtsdatum, Zuordnung zu Einrichtung, E-Mailadresse, vollständige Postanschrift (Straße, PLZ, Ort), Anfang (und ggf. Ende des Arbeitsvertrages).

(Die E-Mailadresse muss keine ASH-E-Mail-Adresse sein, es kann auch eine private E-Mail-Adresse sein.)

Sie loggen sich mit Ihren Zugangsdaten in das elektronische Belegsystem ein und wechseln ggf. die Rolle zum Einrichtungsadmin:

Nach dem Einloggen in das Belegsystem wählen Sie in der oberen waagerechten Leiste den Menüpunkt Personen. In der folgenden Ansicht wählen Sie in der linken Menüleiste Personen bearbeiten aus. In der Maske Suche nach Personen wählen Sie unten Neue Person durch „Anklicken“ aus, s.u. Bitte prüfen Sie zuvor, ob es die Person bereits gibt: Namen eingeben und auf Suche starten klicken:

In die jetzt erscheinende Maske tragen Sie die Daten der neuen Person folgendermaßen ein:

Nach vollständiger Eintragung der Daten, klicken Sie auf Speichern.

Die Person ist jetzt im Belegsystem angelegt. Bitte vergessen Sie nicht das Geburtsdatum und ggf. Angaben zum Titel und akademischen Grad der Person.

Das Geburtsdatum wird zwingend zur Erstellung des Nutzeraccounts benötigt.

Nach dem Speichern erscheinen Auswahlkarteien (Registerkarten) und die Menüpunkte 1 2 3 oberhalb der Eingabe-Maske:

Auf der Registerkarte Funktionen auf dem Menüpunkt 1 bestimmen Sie die Einrichtung und die Funktion anhand des jeweiligen Auswahlmenüs.

An dieser Stelle werden der jeweiligen Abteilung (= Einrichtung) Mitarbeitende (= Funktion) zugeordnet, wie hier im Beispiel ein(e) Mitarbeiter(in) dem Sekretariat:

Finden Sie in der Auswahlliste eine Funktion nicht, wenden Sie sich bitte an lsf@ash-berlin.eu.

Nach Speichern der Eingabe erscheint am Anfang der Datenzeile ein grünes Häkchen:

Notwendig ist die Eintragung des Arbeitsbeginns (= Von) und bei befristeten Verträgen auch das Ende des Vertrages (= Bis) am Ende der Datenzeile:

Auf der Registerkarte Dienstadresse tragen Sie das Dienstzimmer anhand des Auswahlmenüs ein. Bei Dienstadressen in der Döbelner Straße wählen Sie bitte Außengebäude Dö. Raumnummer (s.u.) aus:

Durch Anklicken des Links Übernehmen wird die Adresse automatisch hinzugefügt:

Bei Lehrbeauftragten, die keinen eigenen Raum an der ASH haben, bleiben die Felder leer.

Anschließend tragen Sie an dieser Stelle fehlende Daten wie Telefon und E-Mail Adresse (Voraussetzung für die Erstellung eines ASH-Accounts) in die Maske ein und bestätigen Ihre Eintragungen mit Speichern.

Hier werden auch E-Mail-Adresse und Telefonnummer von Lehrbeauftragten eingetragen, die den Studierenden bekannt gemacht werden sollen:

Auf der Registerkarte Privatadresse tragen Sie bitte die Privatdresse (Voraussetzung für die Erstellung eines ASH-Accounts) ein, setzen das Häkchen bei nicht öffentlich und bestätigen mit Speichern:

Hier ist bei Mitarbeiter*innen und Professor*innen die ASH-E-Mailadrese einzutragen, für Lehrbeauftragte erneut die private E-Mail-Adresse.

Auf der Auswahlkartei Gehört zu … wählen Sie entsprechend die Abteilung und Aufgaben und damit die Zugehörigkeit an der ASH aus und bestätigen die Auswahl mit Speichern:

Die Aufzählungen des Strukturbaums sind Links, die anklickbar und somit aufklappbar sind. So können Sie die gewünschte Abteilung auswählen.

Alle Lehrenden gehören zu ASH-Dozent*innen.

Im Menüpunkt 3 auf der Registerkarte Login tragen Sie die Daten zum Login/ Anmeldung ein.

Der Benutzername setzt sich wie folgt zusammen: Nachname plus 1. Buchstabe des Vornamens, wobei alle Buchstaben klein geschrieben werden. Bei Doppelnamen bitte nur den ersten angeben, bei Nachnamen mit Umlauten werden diese aufgelöst (ä=ae, ü=ue, ö=oe). Die maximale Länge des Benutzernamens beträgt 12 Zeichen! OBSOLETE?

Beispiel Benutzername: Name = Andrea Müller-Schulze → muellera.

Das Passwort müssen Sie nicht manuell eingaben. Aus dem Straßennamen der Privatadresse und dem Geburtsdatum wird für die Benutzeranmeldung im Netz der ASH das Passwort automatisch generiert.

Bitte geben Sie auch hier die Dauer des Vertrages (Von, Bis) an, um die Gültigkeit des Accounts automatisch setzen zu können (Voraussetzung für die Erstellung eines ASH-Accounts):

Das Ende-Datum ist nur für befristete Verträge nötig.

Nach dem Speichern erscheint hinter dem Endedatum ein kleines Dreieck:

Dieses Dreieck klicken Sie bitte an, um z.B. für Lehrende und Mitarbeiter*innen der Verwaltung die Rolle festzulegen, s.u..

Ohne diese Rolle ist kein Login ins Belegsystem und in Moodle möglich.

Wird statt eines Dreiecks die Meldung angezeigt, dass der/die Nutzer*in bereits existiert, muss ein neuer Benutzername gebildet werden.

Beispiel: Als Nutzerin soll Agnes Müller eingetragen werden.

Der Benutzername existiert bereits (muellera für Andrea Müller-Schulze). In diesem Falle wird Benutzername aus Nachname plus 1. und 2. Buchstabe des Vornamens gebildet: muellerag.

Folgende Daten sind nun für alle sichtbar:

Nach Eingabe des Logins und des Anfangsdatums des Arbeitsvertrages einer Person kann es in seltenen Fällen zu folgender Fehlermeldung kommen:

Dieser Fehler tritt auf, wenn z.B. externe Studierende hier als Tutor*in gearbeitet haben oder Personen vorher in wissenschaftlichen Projekten o.ä. tätig waren und nun in anderer Funktion als Mitarbeitende eingetragen werden sollen.

Dann ist der Benutzername (=Login) bereits in der Nutzerverwaltung (LDAP) vorhanden, aber im Belegsystem nicht.

Wenn es sich um diesselbe Person handelt, bitte Trotzdem speichern.

Wenn es sich um eine andere Person handelt, wählen Sie bitte ein anderes Login.

Nach dem Einlogen in das Belegsystem suchen Sie die gewünschte Person unter Suche nach Personen mit ihrem Nachnamen:

Die Suche nach Personen liefert das folgende Ergebnis:

Nur Sie in der Rolle als Einrichtungsadministrator*in können alle Personendaten so wie oben dargestellt sehen. Externe bzw. Studierende sehen nur den Teil der Daten, der öffentlich freigegeben ist.

Über den Edit-Button gelangen Sie in den Editiermodus.

Daten, die ggf. bei bereits an der ASH beschäftigten Hochschulangehörigen geändert werden müssen, können z.B. sein: geänderter Status an der Hochschule, geänderte Raumnummer des Dienstraumes, geänderte private Telefonnummer, Änderung einer Befristung im Arbeitsvertag.

Sie finden die entsprechenden Eingabefelder dafür auf der Ebene 1 unter den Registerkarten: Funktionen, Dienstadresse, Privatadresse, Gehört zu… :

Notwendig ist bei befristeten Arbeitsverträgen die Eintragung von Frist-Veränderung des Vertragsendes (= Bis) am Ende der Datenzeile:

Bei einer Veränderung der Vertragsfrist muss auch auf Ebene 3 auf der Registerkarte Login die veränderte Dauer des Vertrages unter Bis angegeben werden: